articolazione uffici
data di aggiornamento 14 dicembre 2022
contenuti in fase di aggiornamento
direttore generale (Alessandra Bolognin)
Responsabile dell’intera organizzazione. Si occupa, sulla base degli indirizzi del consiglio di amministrazione: della pianificazione e programmazione delle commesse aziendali assegnate alla società, del coordinamento e controllo delle attività svolte dai responsabili dei singoli settori, dell’amministrazione societaria, della definizione delle strategie di gestione del personale.
Rispondono al direttore generale i responsabili competenti delle varie aree: amministrazione e finanza, amministrazione e supporto alla gestione del personale, approvvigionamenti di Gruppo, coordinamento ingegneria, qualità, servizi informatici e impianti tecnologici, RSPP e sorveglianza sanitaria.
area amministrativa
- affari generali, legali e societari e qualità
Si occupa della consulenza, assistenza e supporto all’aggiornamento in materia legale (civile, amministrativa e penale) e della definizione della contrattualistica aziendale e dei capitolati d’appalto tipo. Supporta l’azienda nella predisposizione di atti e provvedimenti amministrativi.
Gestisce i contenziosi e tutte le cause della società, i rapporti con i legali nominati dalla società e di controparte, i rapporti con il garante della privacy, le richieste di accesso agli atti amministrativi della società. È, infine, il responsabile della trasparenza e delle attività di prevenzione della corruzione.
- qualità
Attività finalizzate all’ottenimento e al mantenimento della certificazione della società.
In particolare, nell’ambito del sistema di gestione aziendale per la qualità (Sgq): ne definisce i lineamenti e le caratteristiche; promuove la consapevolezza dei requisiti del cliente nell’ambito di tutta l’organizzazione; si assicura che i processi siano predisposti, attuati e aggiornati; ne monitora l’andamento per permetterne il riesame e il miglioramento, riferendone ogni esigenza al Cda; promuove le azioni per prevenire il verificarsi di non conformità e propone soluzioni, verificandone l’efficacia una volta attuate; verifica la congruità del programma annuale di audit interni e ne valuta l’applicazione. Inoltre, tiene i rapporti con l’ente di certificazione e rappresenta la direzione per l’Sgq.
- amministrazione, finanza e controllo di gestione
Amministrazione e Finanza
Gestisce la tenuta della contabilità societaria, la registrazione degli acquisti e delle vendite ai fini IVA, la redazione del bilancio d’esercizio e delle situazioni infra-annuali, l’aggiornamento dei libri e dei registri obbligatori; la predisposizione delle dichiarazioni fiscali e gli adempimenti tributari, anche servendosi di professionisti esterni appositamente incaricati. Collabora nella gestione delle problematiche amministrative e societarie, ove necessario.
Consolida le operazioni di bilancio, tiene i rapporti con il revisore legale e il collegio sindacale. Garantisce, anche tramite il supporto di professionalità esterne alla società, la regolarità civilistica e fiscale della contabilità societaria, l’emissione della fatturazione e delle registrazioni contabili.
Presiede alla gestione della tesoreria e dei rapporti con gli istituti di credito, amministra i conti correnti aziendali e convoglia le priorità in ordine ai pagamenti.
Mantiene i rapporti con il Comune per i rapporti di credito, i finanziamenti e le determine di impegno della spesa.
Controllo di Gestione
Si occupa della gestione del processo di controllo economico sull’attività dell’azienda, definendo le metodologie e ottimizzando gli strumenti di rilevazione periodica, gestendo il software ERP, contribuendo a mettere a disposizione dell’azienda strumenti di valutazione per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, delle chiusure gestionali infrannuali e della reportistica gestionale per gli organi di governo societario. Preside alla formazione dei budget aziendali e di settore. Effettua le registrazioni di pianificazione, budgeting e contabilità analitica. Si occupa del controllo dei costi aziendali e della gestione delle disponibilità dei centri di costo.
Supporta il direttore generale nel predisporre la documentazione gestionale per le operazioni straordinarie, per le nuove iniziative o aree di business, per la pianificazione e la programmazione complessiva della produzione o dei singoli settori.
Nell’ambito delle attività assegnate alla società, verifica la congruità economica e finanziaria e controlla l’effettiva disponibilità di budget e di finanziamento.
- gare e appalti
Progetta e attua strategie di approvvigionamento che garantiscano il massimo contributo alla redditività aziendale. Gestisce gli approvvigionamenti al fine di garantire la fornitura di beni, servizi e lavori, espletando le procedure di individuazione dei fornitori, nel rispetto delle politiche aziendali e delle normative di legge.
Si occupa: della redazione e invio all’osservatorio dei dati per i contratti di lavori, servizi e forniture, nei settori ordinari e speciali, di importo compreso tra 40 e 150 mila euro (con esclusione dei dati di competenza del Controllo di gestione); dell’evasione delle pratiche di subappalto; dell’emissione alle imprese dei certificati per l’esecuzione dei lavori.
- relazioni esterne e Urp
Si occupa: di formulare e realizzare i piani per la costituzione dell’immagine di Insula coerenti con le strategie approvate e di attivare i relativi strumenti e canali di comunicazione; dei rapporti con gli enti e stampa locale; di individuare e realizzare iniziative di comunicazione istituzionale atte a supportare le attività della società, attraverso la gestione dei rapporti con gli enti e le associazioni operanti sul territorio; di gestire le iniziative editoriali aziendali; di verificare l’identità visiva dell’azienda, attraverso tutti gli strumenti di cui l’azienda fa uso; di gestire gli aspetti organizzativi e di immagine per la partecipazione a manifestazioni, mostre e fiere; di collaborare con le funzioni aziendali per la verifica di coerenza delle comunicazioni inerenti aspetti operativi con la comunicazione istituzionale.
Coordina, infine, gli aspetti comunicativi dell’Urp quale riferimento per i cittadini per manutenzione edilizia residenziale e gestione locazioni, informazioni sulle attività della società.
Cura la pubblicazione di atti e documenti in ottemperanza alla normativa sull'amministrazione trasparente.
- servizi generali del personale, relazioni industriali e controllo operativo
servizi generali
Supporta il direttore generale nel predisporre la documentazione tecnica per nuove iniziative o aree di business e nella pianificazione e programmazione delle commesse aziendali.
Coordina le attività previste dal Dm 226/2011 propedeutiche alla redazione degli atti di gara e alla fase di raccolta e analisi dei dati informativi da recuperare presso i comuni d’ambito e le società concessionarie per la distribuzione del gas.
Collaborazione con il settore Edilizia pubblica e condoni nel progetto di valorizzazione delle case assegnate dall’Ater al Comune di Venezia, assicurando il costante monitoraggio degli stati di avanzamento e degli obiettivi.
Gestisce i servizi generali della società, monitora le ore di permessi/ferie e l’imputazione delle ore in time-sheet con la relativa approvazione a sistema e si occupa del riordino archivi.
Si occupa: della gestione di Durc, fatture quietanzate dei subappaltatori e in generale del supporto nella gestione amministrativa della commessa; della redazione e invio delle schede all’Osservatorio per la parte riferita all’esecuzione dei contratti, con esclusione dei certificati di esecuzione lavori; della gestione del sistema comunale Gelp‐Light.
segreteria e gestione del personale
Si occupa della segreteria (aziendale, di direzione e del Cda), della predisposizione della rassegna stampa, dell’acquisto e gestione della cancelleria aziendale e della catalogazione dei libri, delle attività inerenti alla gestione amministrativa del personale (presenze e copertura assicurativa obbligatoria), della predisposizione di report periodici, di monitorare le esigenze formative e la gestione delle stesse, dell'organizzazione delle trasferte.
- area tecnica residenza pubblica
manutenzione residenza
Gestisce le manutenzioni (urgenti, su guasto e programmate) degli immobili residenziali pubblici e, in particolare, si occupa del monitoraggio, programmazione, coordinamento, progettazione, sicurezza cantieri, direzioni lavori, controllo e contabilizzazione degli interventi. Espleta le denunce delle variazioni catastali a seguito delle interventi di manutenzione.
gestione condomini e supporto residenza
Gestisce i rapporti con gli amministratori condominiali e liquida le competenze a essi spettanti. Interviene, in nome e per conto del Comune, alle assemblee di condominio con diritto di voto. Cura i rapporti con i condomini autogestiti (legge regionale 10/1996) e, dove questo non sia possibile, l’amministrazione diretta del condominio di proprietà totalmente comunale.
gestione residenza
Gestisce e amministra gli immobili di edilizia residenziale e delle iniziative connesse alle politiche della residenza.
Si occupa della stipula e rinnovo dei contratti di locazione, risoluzione in caso di morosità, inadempienze, consegna degli alloggi, presa in consegna degli alloggi rilasciati per finita locazione o per altri motivi, subentri, ampliamento dei nuclei familiari, ospitalità temporanea, fatturazione e incasso affitti, informazioni sui canoni di affitto e sui pagamenti effettuati e da effettuare, versamento in nome e per conto del Comune delle spese condominiali.
Gestisce la raccolta e istruttoria delle domande di partecipazione ai bandi per l’assegnazione degli alloggi pubblici, oltre che alla pubblicazione e lo scorrimento delle graduatorie.
Gestisce operativamente le relazioni con l'utenza, quale riferimento per i cittadini per manutenzione edilizia residenziale e gestione locazioni.
- progettazione ed esecuzione lavori
Si occupa della gestione tecnico-economica delle commesse assegnate e in particolare: dell’analisi dell’anagrafe del patrimonio immobiliare pubblico (scuole, edifici pubblici, residenze) per la programmazione degli interventi di manutenzione, restauro e nuova edificazione; dello sviluppo di studi, piani e progetti (preliminari, definitivi ed esecutivi) per la realizzazione degli interventi previsti dal piano e dal programma delle opere pubbliche; dell’attuazione coordinata di tutte le opere; della gestione manutentiva viabilità pubblica assegnata; del coordinamento e sorveglianza dei lavori (monitoraggio, programmazione, sicurezza cantieri, direzioni lavori, controllo e contabilizzazione); del coordinamento e sorveglianza dei lavori nel sottosuolo da parte di enti e aziende di gestione dei pubblici servizi a rete e di privati; dell’approntamento di attraversamenti pedonali votivi e sportivi; delle attività di denuncia delle variazioni catastali a seguito di interventi; del supporto alla commissione di collaudo per l’emissione del certificato finale di collaudo; dell’attività di consulenza e supporto tecnico-amministrativo a favore di enti e imprese pubbliche, in ordine alle modalità tecniche e organizzative degli interventi di manutenzione urbana e immobiliare.
Nell’ambito dei service tecnici, si occupa inoltre dello sviluppo di progetti, della progettazione e gestione sicurezza nei cantieri, dell’attuazione delle opere, dello svolgimento del ruolo di Rup o di assistente al Rup.
Infine, gestisce le ore di permessi/ferie, le assegnazioni degli assistenti tecnici e il controllo dell’imputazione delle ore in time-sheet.
- rup e coordinamento attività speciali
Rup di tutti gli interventi individuati dalla direzione generale e non attribuiti con specifico atto ad altri dipendenti. In ciascuna fase di attuazione degli interventi, cura il controllo dei livelli di prestazione, di qualità e di prezzo determinati in coerenza alla copertura finanziaria e ai tempi di realizzazione. Cura, inoltre, il corretto e razionale svolgimento delle procedure e segnala eventuali disfunzioni, impedimenti o ritardi nell’attuazione degli interventi.
In coordinamento con il Cda e il direttore generale, gestisce tutte le attività connesse ai progetti speciali relativi all’edilizia residenziale e i rapporti con l’amministrazione comunale. Partecipa a incontri riservati o aperti al pubblico con il potere di rappresentare la società.
